VCA-opleiding over meerdere sites: wat is verplicht?

Je bent verantwoordelijk voor veiligheid op elf locaties. Ergens op de gedeelde schijf staat een spreadsheet met het B-VCA-nummer en de vervaldatum van elke medewerker, met kleurcodes, bijgehouden door iemand die daar echt goed in is. Het is een nuttig document. Het is ook de reden waarom veel QHSE-managers een VCA-audit binnenstappen in de overtuiging dat ze alles op orde hebben, en er weer buitenkomen met twee non-conformiteiten.

De VCA-verwijzingen in deze gids gelden voor september 2026: de bedrijfschecklist VCA 2026/6.1.

VCA is de controle van de opdrachtgever, niet de wet

VCA is geen wetgeving. Het is een contractuele eis die opdrachtgevers opleggen. De wet is de Arbowet in Nederland en de Welzijnswet plus de Codex over het welzijn op het werk in België; VCA is de manier waarop opdrachtgevers controleren of je daaraan voldoet. Dat onderscheid is belangrijk: een diploma hoort bij het certificeringsschema, terwijl de onderliggende plicht wettelijk is. Om aan beide te voldoen, heb je verschillende dingen nodig. Nog een onderscheid: BeSaCC is geen synoniem voor VCA, maar een apart, lichter systeem voor beperkte risico's. De twee als uitwisselbaar behandelen in een offerte kost je al snel je geloofwaardigheid bij de preventiedienst van een opdrachtgever.

De persoonlijke diploma's zijn B-VCA voor operationele medewerkers, VOL-VCA voor operationeel leidinggevenden en VIL-VCU voor coördinatoren bij uitzendkantoren. Elk is tien jaar geldig. Daarna legt de houder opnieuw het volledige examen af, geen opfriscursus. VCA 2026/6.1 geldt sinds 1 juli 2026 voor bedrijfscertificering en vervangt VCA 2017/6.0; de persoonlijke diploma's veranderen niet. Als je uitrol steunt op een procedure die sinds 2017 niemand meer heeft bekeken, controleer die dan eerst.

Hoofdstuk 3 heeft twee helften

Hoofdstuk 3 van de checklist heet "Opleiding, voorlichting en instructie". Lees de mustvragen naast elkaar.

Het schema heeft 3.5 en 3.6 niet als toelichting bij 3.2 opgenomen, maar als aparte mustvragen. Daarmee zegt het schema zelf dat certificering en locatiegebonden instructie verschillende verplichtingen zijn. Een auditor die een compleet diplomaregister krijgt voorgelegd en verder niets, noteert een afwijking op 3.5 en 3.6. Dat is geen formaliteit: het is de sectie over wat je mensen te horen kregen over het gebouw waarin ze staan.

Hoofdstuk 2: de LMRA train je op de werkpost

Hoofdstuk 2 herhaalt hetzelfde patroon een niveau hoger. Vraag 2.1 gaat over de RI&E, 2.2 over de taakrisicoanalyse (TRA) en 2.3 over de Last Minute Risk Analysis (LMRA) vóór aanvang van het werk. Alle drie zijn mustvragen en alle drie zijn verbonden aan een specifieke taak op een specifieke plek.

Het verschil tussen TRA en LMRA lees je in de begrippenlijst bij LMRA. Voor locatiegebonden instructie telt dat de LMRA een beoordeling op deze plek is: wie het concept in een leslokaal leerde, moet nog getraind worden op die specifieke werkpost, en opnieuw wanneer de taak of de site verandert.

Wat eronder ligt, en dat is geen VCA

Haal het schema weg en de plicht blijft. In België eist art. I.2-21 van de Codex over het welzijn op het werk opleiding gericht op de werkpost of functie van de werknemer: bij indiensttreding, bij een functiewijziging en wanneer nieuwe arbeidsmiddelen of technologie worden ingevoerd, herhaald naarmate de risico's evolueren, tijdens de werkuren. Art. I.2-20 is nog scherper: alleen werknemers die passende instructies hebben gekregen, mogen toegang krijgen tot zones met ernstige en specifieke gevaren. Passende instructies, geen kaartje in een portefeuille. Daarmee wordt instructie een toegangsvoorwaarde: zodra iemand naar die zone loopt, moet je weten of die persoon naar binnen mag.

In Nederland eist Arbowet art. 8 doeltreffende voorlichting over het werk en de risico's, en instructie afgestemd op de taken van elke werknemer. Lid 4 verplicht de werkgever toe te zien op de naleving van de instructies. Eén sessie zonder verdere opvolging voldoet niet aan lid 4. De volledige vergelijking van beide wetten vind je in onze gids over de instructieplicht in België en Nederland.

Locatiegebonden instructie laten werken over meerdere sites

De meeste bedrijven vallen terug op het diplomaregister omdat het alternatief onmogelijk klinkt: een andere instructie voor elk adres, gegeven vóór aanvang van het werk, per persoon aantoonbaar. Het is behapbaar als je de inhoud goed splitst.

Toolboxmeetings vormen het terugkerende deel hiervan. Vraag 4.1 legt een minimum op van vier per jaar voor VCA* en tien voor VCA** en VCA Petrochemie. De auditor vraagt naar data, onderwerpen en aanwezigheidslijsten. Hoe je die bijeenkomsten inhoudelijk sterk maakt, lees je in onze toolboxgids.

Het locatiepakket, bezorgd vóór de poort

Aristotl neemt de documenten die je al bijhoudt, de onthaalchecklist, de locatieregels die een opdrachtgever heeft doorgestuurd, de werkinstructie en de uitkomst van het laatste ongevalsonderzoek, en maakt er cursussen van 3-5 minuten van die een werknemer op zijn eigen telefoon afrondt, zonder laptop en zonder app om te installeren. Je team leest elke cursus na vóór publicatie. Cursussen worden per site of team toegewezen, zodat de ploeg die naar die fabriek gaat de regels van die fabriek krijgt. Onderaannemers sluiten aan via een link of QR-code, zonder bedrijfsmailadres. Elke werknemer leest de inhoud in zijn eigen taal en een kennischeck toont of het locatiepakket begrepen is.

De afronding is per site en per versie in het platform te bekijken. Daarmee heb je de twee dingen waar hoofdstuk 3 naar vraagt: wat is behandeld en wanneer, en wie het vóór aanvang van het werk heeft afgerond. VCA-diploma's en andere externe certificaten staan samen in één overzicht, met hun vervaldatum.

Wat het niet vervangt: de LMRA ter plaatse, de praktische instructie op de werkpost en het toezicht dat art. 8 lid 4 vraagt, blijven bij je leidinggevenden.

Kies de site waar je als volgende geauditeerd wordt en één echt document, de locatieregels of de onthaalchecklist. Ga na of je voor iedereen die daar vorige maand werkte een aanwezigheidsregistratie kunt voorleggen met een datum vóór de eerste werkdag op die site.