Wat is een goede voltooiingsgraad voor opleidingen?

Iemand gaat om een cijfer vragen

Iemand in je organisatie gaat vragen wat een goede voltooiingsgraad is. Dat gebeurt in een stuurgroep, en die persoon wil een cijfer dat hij naast het jouwe kan leggen.

Het eerlijke antwoord is dat er geen geloofwaardige gepubliceerde benchmark bestaat voor de voltooiing van frontlijnopleidingen in België of Nederland, en dat de cijfers die rondgaan bijna allemaal marketing van leveranciers zijn. "We weten het niet" is op zichzelf geen antwoord dat je mee terug kunt nemen naar de vergadering, dus deze gids gaat over wat je in de plaats doet.

Waar de rondgaande cijfers vandaan komen

Volg eender welk voltooiingspercentage uit deze markt terug naar de bron en je komt op een van drie plekken uit.

• Een klantverhaal van een leverancier, waarbij de klant gekozen werd omdat het cijfer goed was, de noemer niet gedefinieerd is en de periode het lanceringskwartaal was.
• Een enquête bij L&D-professionals, bij organisaties die vooral bureauwerk hebben.
• Een slide zonder enige bron, een cijfer dat ooit verzonnen is en sindsdien wordt doorgegeven omdat niemand degene wil zijn die ernaar vraagt.

Geen nationaal statistiekbureau verzamelt dit, en geen sectororganisatie publiceert het. De Arbowet noch de Codex vraagt iemand om een voltooiingspercentage te rapporteren, dus de gegevens bestaan ook niet als bijproduct van regelgeving. Waar in deze markt compliancecijfers worden verzameld, gaan ze over ongevallen en inspecties, niet over opleidingsdoorstroom. Het is ook geen gat dat iemand volgend jaar vult: elke organisatie die voltooiing meet, definieert ze anders, waardoor een totaal betekenisloos zou zijn, zelfs als iemand het verzamelde.

Een geleend cijfer beantwoordt een vraag over iemand anders

Stel dat er wel een geloofwaardig cijfer bestond. Het zou voor jou nog steeds zo goed als nutteloos zijn.

Een voltooiingsgraad is een verhouding, en beide helften worden lokaal beslist. De teller hangt af van wat als voltooid telt: geopend, afgerond, of afgerond met de kennischeck gehaald. De noemer hangt af van wie de toewijzing kreeg, wat afhangt van hoe proper je personeelslijst is, wat afhangt van hoe snel vertrekkers eruit gaan. Twee netwerken kunnen identiek werken, hun mensen even goed instrueren en twintig punten uit elkaar rapporteren, puur door die twee keuzes. Wie over die grens vergelijkt, vergelijkt boekhoudregels, geen prestaties.

Dan is er wat rond het cijfer zit: of de opleiding bepaalt wie de vloer op mag, of het personeel drie keer per jaar wisselt, of mensen betrouwbaar een toestel hebben, of verantwoordelijken erop duwen of het laten gebeuren. Verander er één en het haalbare plafond verschuift.

Een geleende benchmark is dus erger dan geen, omdat hij in beide richtingen tot de verkeerde conclusie leidt. Zit je erboven, dan stop je met kijken. Zit je eronder, dan zoek je een probleem in de werking terwijl het verschil in de definitie zit.

Je eigen nulpunt bouwen

Stop met een cijfer zoeken en begin er een te maken. Een nulpunt is een meting van je eigen organisatie onder voorwaarden die je opschreef, en het kost één cyclus.

Dat resultaat is je nulpunt. Het is niet goed en niet slecht. Het is het getal dat je huidige werkwijze oplevert, en elk later cijfer betekent alleen iets ten opzichte ervan.

Doe dit één keer per soort opleiding, want de soorten gedragen zich anders. Een verplichte instructie die bepaalt wie de vloer op mag, een wijziging die over het netwerk uitrolt met een termijn van twee weken, een onthaal dat de eerste diensten van een starter volgt en een terugkerende herhaling zijn vier verschillende processen. Eén doel voor alle vier is fout voor minstens drie ervan.

Vergelijkingen binnen je eigen netwerk

Met een nulpunt zijn de vergelijkingen die iets betekenen allemaal intern.

Aan elk ervan hangt een ingreep. Dat is de toets of een vergelijking de moeite waard is.

Vier dingen die het getal stilletjes verschuiven

Sluit de vier manieren uit waarop een cijfer misleidt, voor je er iets uit besluit.

• Toewijzingshygiëne. Mensen die inhoud kregen die niet op hun werk slaat. Het is in de meeste netwerken de grootste vertekening en ze is onzichtbaar, want niets op het scherm zegt dat de toewijzing fout was. De oplossing is een gecorrigeerde toewijzing, geen najagen.
• Vertrekkers in de noemer. Bij echt personeelsverloop houdt een verouderde personeelslijst een vast blok mensen vast dat nooit iets zal voltooien, omdat ze er niet meer werken. Het cijfer klopt niet, en wel in de richting die je spoken laat najagen.
• Structureel onvoltooid. Iemand met langdurige afwezigheid, iemand die in week twee van het inwerken vertrok. Hun dossier is onvoltooid om redenen die niets met opleiding te maken hebben. Rapporteer ze apart, of je leest een verloopcijfer als een opleidingscijfer.
• Verschuivende definitie. Iemand verandert wat als voltooid telt, of hoe de noemer wordt opgebouwd, en de trendlijn breekt zonder dat iemand het merkt. Schrijf de definitie op en dateer ze.

Onderaan de verdeling zit het werk

Het netwerkgemiddelde telt minder dan mensen denken, om een praktische reden: niemand wordt ooit op een gemiddelde geauditeerd. Een inspecteur of auditor vraagt naar een bepaalde vestiging, een bepaalde persoon, een bepaalde datum. Staat je netwerk comfortabel hoog en zitten drie vestigingen ver onder, dan heeft het netwerkcijfer je niets verteld over je risico, dat volledig in die drie zit. Onder artikel 8 lid 4 van de Arbowet middelt de plicht om toe te zien op de naleving niet uit over locaties, en een auditor op één vestiging is niet geïnteresseerd in de veertig andere.

Sorteer dus oplopend en werk vanaf onderaan. De onderste drie vestigingen van deze week zijn de lijst voor een ingreep; het cijfer bovenaan het scherm is context. Staat een vestiging herhaaldelijk onderaan, behandel het dan als een diagnose en niet als een prestatieprobleem. De oorzaken zijn banaal: niemand kreeg de toewijzing, de toewijzing was fout, het rooster laat geen ruimte, het gedeelde toestel is kapot, of de verantwoordelijke kreeg nooit te horen dat het ertoe deed. Vier van de vijf los je op het hoofdkantoor op. Opleidingen opvolgen over 50 vestigingen beschrijft het weekritme.

Als er toch een cijfer op de slide moet

Soms heb je een doel nodig om mee te plannen. Leg er een vast en benoem het voor wat het is: een intern doel dat je zelf koos, geen benchmark, geen data en geen bewijs. Leid het af van je eigen nulpunt plus de verbetering die je veranderingen volgens jou waard zijn, en herbekijk het na één cyclus.

Staat er op deze site of in een gesprek met ons een cijfer zonder bron, lees het dan op dezelfde manier: als illustratie. En onthoud dat voltooiing maar de eerste laag is: of de opleiding werkte, is een aparte vraag, uitgewerkt in de doeltreffendheid van opleiding meten, voorbij voltooiing.

Je eigen nulpunt meten in Aristotl

Aristotl legt elke voltooiing vast per persoon, per vestiging en per versie van de cursus terwijl de opleiding gebeurt, en toont voltooiing per vestiging, regio en persoon in één overzicht. De interne vergelijkingen hierboven worden filters in plaats van projecten: dezelfde toewijzing, vestiging tegen vestiging, over de periode die je kiest. Toewijzen gebeurt per vestiging of team vanuit één centrale bibliotheek, en daar verdwijnt het grootste deel van de vertekening door verkeerde toewijzingen. Een nulpunt dat je in januari definieerde, lees je in september op dezelfde manier.

Neem een uitrol die al afgerond is en zoek uit wat de echte noemer was, welke vestigingen onderaan stonden, en wat het eerlijke nulpunt voor je netwerk blijkt te zijn.