Wat is een SOP?

Waarvoor het document dient

Een SOP heeft drie taken. Ze maakt een taak herhaalbaar over mensen en vestigingen heen. Ze legt de beslissingen vast die iemand nam over veiligheid, kwaliteit en volgorde, zodat die niet onder tijdsdruk opnieuw genomen worden. En ze geeft een inspecteur, auditor of klant iets concreets om aan te toetsen, en daarom zitten SOP's onder HACCP-plannen, kwaliteitssystemen en werfregels van klanten.

In een operatie met meerdere vestigingen is er een vierde taak die niemand benoemt: de SOP is hoe het hoofdkantoor weet wat een vestiging hoort te doen.

De kloof tussen geschreven en gevolgd

Bijna geen enkele organisatie heeft een SOP-probleem in de zin dat ze er geen heeft. Wat ze hebben, is een verdelingsprobleem: de procedure staat in een documentbeheersysteem, een map of een gedeelde schijf die de helft van de mensen vanaf de vloer niet bereikt.

Een Nederlandse productiesite herziet de reinigingsprocedure van een vuller na een besmettingsbevinding. De nieuwe SOP staat op woensdag in het kwaliteitssysteem. De weekendploeg, met drie uitzendkrachten, reinigt de machine zoals ze het in maart leerde. Niets in het kwaliteitssysteem is fout. De herziening werd nooit een instructie.

Nieuwe arbeidsmiddelen zijn een wettelijke trigger

Codex art. I.2-21 noemt de momenten waarop vorming gegeven moet worden: bij indiensttreding, bij een functiewijziging en bij de invoering van nieuwe arbeidsmiddelen of nieuwe technologie, herhaald en aangepast naarmate de risico's evolueren. Arbowet art. 8 eist onderricht afgestemd op elke taak en toezicht op de naleving. Samen gelezen is een bijgewerkte SOP waarover niemand werd geïnstrueerd een reëel risico: de herziening bewijst dat er iets veranderde, de ontbrekende instructieregistraties bewijzen dat er niets op volgde.

Waarom de versie het veld is dat telt

De nuttige vraag is nooit "hebben we een procedure". Ze is "welke versie heeft elke vestiging, en wie heeft de huidige bevestigd". Het draaiboek voor SOP-uitrol over meerdere vestigingen werkt dat uit per versie in plaats van per onderwerp.