Privacybeleid

Inleiding

Aristotl BV, gevestigd te Entrepotkaai 2/802, 2000 Antwerpen, met ondernemingsnummer 1018.326.784 (“Aristotl”), verwerkt persoonsgegevens in verschillende rollen:

• Als verwerkingsverantwoordelijke (controller): wanneer wij persoonsgegevens verwerken voor onze eigen doeleinden, zoals het beheer van onze website, marketing, sales, facturatie, accountadministratie en beveiliging van onze eigen systemen.
• Als verwerker (processor): wanneer onze zakelijke klanten (“Klant”) persoonsgegevens verwerken via het Aristotl-platform (bijvoorbeeld gegevens die de Klant of diens eindgebruikers in de Diensten invoeren of uploaden). In dat geval bepaalt de Klant de doeleinden en middelen van de verwerking en is de Klant verwerkingsverantwoordelijke. Aristotl verwerkt die persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens instructies van de Klant, zoals vastgelegd in onze Data Processing Agreement (DPA).

Waarom verzamelen en verwerken we persoonsgegevens?

• Voor onze eigen doeleinden (als verwerkingsverantwoordelijke): bv. het beheren van klantrelaties, facturatie, beveiliging, communicatie, productverbetering en (waar toegestaan) marketing.
• Namens onze zakelijke klanten (als verwerker): de Klant gebruikt de Diensten om persoonsgegevens te verwerken voor diens eigen doeleinden. Aristotl verwerkt die gegevens enkel om de Diensten te leveren, te onderhouden, te beveiligen en support te verlenen, overeenkomstig de instructies van de Klant en de DPA.

Welke gegevens verzamelen we?

Aristotl verzamelt en verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van hoe je onze Diensten gebruikt. De gegevens die we verzamelen kunnen de volgende informatie omvatten:

• Persoonlijke Gegevens:
  • Naam
  • E-mailadres
  • Functie
  • Bedrijf of organisatie waar je werkt
• Technische Gegevens:
  • IP-adres
  • Browserinformatie
  • Apparaatinformatie (zoals type apparaat, besturingssysteem)
  • Locatiegegevens
  • Gegevens over je gebruik van de website en Diensten (zoals pagina’s die zijn bezocht, klikgedrag, duur van het bezoek)
• Cookies en vergelijkbare technologieën: We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om informatie te verzamelen over je gebruik van onze website, je voorkeuren en je navigatiegedrag. Dit helpt ons om de website te verbeteren en je een gepersonaliseerde ervaring te bieden. Meer uitleg over het gebruik van cookies kan je terugvinden in ons Cookiebeleid.

Delen van gegevens

Als verwerkingsverantwoordelijke (eigen doeleinden)

Wij kunnen persoonsgegevens delen met dienstverleners die voor ons optreden als verwerker (bv. hostingproviders, e-mail/communicatiediensten, analytics), uitsluitend voor zover nodig voor de doeleinden in dit privacybeleid en onder passende contractuele waarborgen. Wanneer je via onze website een demo boekt, geven we je werkmailadres en het gekozen tijdstip door aan HubSpot (HubSpot Ireland Ltd.), dat de afspraak inplant en de agenda-uitnodiging verstuurt; je naam leiden we af uit je e-mailadres.

Als verwerker (namens onze zakelijke klanten)

Wanneer Aristotl persoonsgegevens verwerkt namens een Klant, kan Aristotl subverwerkers inschakelen (bijv. hosting en infrastructuur). De voorwaarden, waarborgen en kennisgeving/bezwaarregeling rond subverwerkers zijn geregeld in de DPA en de (actuele) subverwerkerlijst waarnaar de DPA verwijst.

Koppeling met AI-assistenten (Claude, ChatGPT)

Leden van een organisatie van een Klant kunnen een AI-assistent die zij gebruiken, zoals Claude (Anthropic) of ChatGPT (OpenAI), koppelen aan de Diensten. Dit is in elke organisatie toegestaan, tenzij een beheerder het uitzet, maar er wordt niets gedeeld zolang een lid niet zelf een koppeling instelt. Een koppeling wordt altijd door het lid zelf gestart: het lid meldt zich aan bij Aristotl, kiest één organisatie en keurt goed wat de assistent mag doen (lezen; wijzigingen maken; content genereren). Een beheerder van de Klant kan de koppeling op elk moment uitzetten voor de hele organisatie, of de koppeling van een lid verbreken. Leden kunnen hun eigen koppelingen verbreken via Profiel > Verbonden apps. Het verbreken of uitzetten van de koppeling geldt onmiddellijk, en uiterlijk binnen één minuut.

Zolang een koppeling actief is, stuurt Aristotl de assistent alleen wat nodig is om het verzoek van het lid te beantwoorden, en alleen gegevens waartoe dat lid in de gekozen organisatie al toegang heeft, met de rol van het lid in die organisatie: bijvoorbeeld zoekresultaten en fragmenten uit de kennisbank, inhoud van cursussen en checklists, agenda-items, gegevens over leden en teams voor leden die deze beheren en, voor leden die analyses mogen bekijken, geaggregeerde opleidingsanalyses. Aristotl ontvangt het gesprek van het lid met de assistent niet, alleen de verzoeken die de assistent naar Aristotl stuurt.

Voor gegevens van de Klant blijft Aristotl verwerker die handelt volgens de instructies van de Klant. De aanbieder van de AI-assistent is geen subverwerker van Aristotl: hij ontvangt de gegevens omdat het lid ervoor gekozen heeft die assistent te gebruiken, en verwerkt ze onder de eigen overeenkomst van het lid of de Klant met die aanbieder en het privacybeleid van die aanbieder. Aristotl heeft geen controle over hoe de aanbieder de gegevens bewaart of gebruikt.

Aristotl bewaart:

• een registratie van elke koppeling (lid, assistent, organisatie, toegekende rechten, wanneer de koppeling werd goedgekeurd en wanneer ze voor het laatst werd gebruikt). Deze registratie wordt bewaard zolang de koppeling bestaat, en wordt verwijderd wanneer de koppeling wordt verbroken, wanneer het lid de organisatie verlaat of eruit wordt verwijderd, wanneer het account van het lid wordt verwijderd en wanneer de organisatie wordt verwijderd. Een koppeling die 30 dagen niet werd gebruikt, of die meer dan 180 dagen geleden werd goedgekeurd, werkt niet meer tot het lid ze opnieuw goedkeurt;
• een auditregistratie van elke goedgekeurde of verbroken koppeling en van elke wijziging die via de assistent wordt gemaakt (lid, assistent, handeling, item, resultaat), gedurende de looptijd van de Overeenkomst;
• een gebruiksregistratie van AI-generatie die via de assistent wordt gestart (functie, model, volume, kost), voor facturatie, gedurende de looptijd van de Overeenkomst.

Deze registraties bevatten niet de prompts of het gesprek van het lid, en ook niet de inhoud van de verzoeken die de assistent stuurt. Wanneer de assistent Aristotl vraagt om content te genereren, wordt de invoer die hij aanlevert (zoals een cursustitel of briefing) verwerkt zoals elke generatie die in Aristotl wordt gestart, ook door onze AI-monitoringtools. De technische logs van Aristotl voor deze verzoeken bevatten technische identificatoren en de naam van de uitgevoerde handeling, niet de inhoud van de verzoeken, en worden 30 dagen bewaard. Content die de assistent in Aristotl aanmaakt of wijzigt, geldt als gegevens van de Klant, zoals alle andere content.

Beveiliging van gegevens

Aristotl neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeautoriseerde wijziging en vernietiging. Wij gebruiken onder andere versleuteling en veilige servers om je gegevens op te slaan.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je persoonsgegevens alleen zolang dit nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Als we gegevens niet langer nodig hebben voor de oorspronkelijke doeleinden, zullen we ze veilig verwijderen.

De bewaartermijn voor gegevens varieert afhankelijk van het type gegevens en het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Klantgegevens worden doorgaans bewaard zolang je een klantrelatie hebt met Aristotl en daarna voor de wettelijke bewaartermijnen.
• Cookies worden bewaard volgens de duur die in onze cookieverklaring wordt aangegeven.

Wanneer Aristotl persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens een Klant, worden bewaartermijnen in principe bepaald door de Klant (verwerkingsverantwoordelijke) en de afspraken in de DPA en Overeenkomst. Aristotl bewaart die gegevens niet langer dan nodig voor het leveren van de Diensten, support, beveiliging en conform de instructies van de Klant, behoudens wettelijke verplichtingen.

Je rechten met betrekking tot persoonsgegevens

Volgens de GDPR heb je bepaalde rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Deze rechten omvatten:

• Recht op toegang: Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we over je verwerken.
• Recht op correctie: Als je persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kun je verzoeken om ze te corrigeren.
• Recht op verwijdering: Je kunt verzoeken om je persoonsgegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer we de gegevens niet langer nodig hebben voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
• Recht op bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens, vooral als deze wordt gebruikt voor direct marketing.
• Recht op beperking van verwerking: Je kunt verzoeken om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als je denkt dat de gegevens onjuist zijn of als je bezwaar hebt tegen de verwerking.
• Recht op overdracht van gegevens: Je hebt het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, zodat je deze naar een andere dienstverlener kunt overdragen.
• Recht om toestemming in te trekken: Als we je toestemming vragen voor de verwerking van je gegevens, kun je deze toestemming op elk moment intrekken.

Als Aristotl verwerkingsverantwoordelijke is (bv. website, sales, facturatie): je kan je rechten uitoefenen door ons te contacteren via ben@aristotl.com. Als Aristotl verwerker is en je persoonsgegevens door een zakelijke Klant via de Diensten worden verwerkt: richt je verzoek in de eerste plaats tot die Klant (de verwerkingsverantwoordelijke). Aristotl zal de Klant, waar passend, ondersteunen bij de afhandeling van het verzoek.

Wat te doen als je niet tevreden bent met onze reactie?

Als je niet tevreden bent met de manier waarop we je persoonsgegevens verwerken, kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in jouw land. In België zijn zij te vinden te Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Wijzigingen in dit privacybeleid

Aristotl behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen. Wij zullen gebruikers informeren over belangrijke wijzigingen via onze website of via e-mail.

Contactinformatie

Als je vragen hebt over dit privacybeleid of hoe wij je persoonsgegevens verwerken, kun je contact met ons opnemen via:

Ben Bauwens
Co-Founder & CEO
ben@aristotl.com
Entrepotkaai 2/802, 2000 Antwerpen