Au Benelux, une première ligne multilingue n'est pas un cas particulier à traiter en note de bas de page. C'est la composition normale d'une équipe.
Entrez un mardi soir dans un centre de distribution près d'Anvers ou dans un hall de production en Brabant et comptez les langues réellement parlées sur le terrain : néerlandais, français, polonais, roumain, souvent davantage, dans une seule équipe, sur un seul poste, à partir d'une seule procédure qui n'existe que dans une seule langue. Le personnel fixe lit la langue source. Une grande partie des intérimaires ne la lit pas, et ceux qui ne la lisent pas sont souvent ceux qui ont commencé cette semaine.
Voilà le problème de diffusion. Tout le reste de ce guide en découle.
La composition d'une équipe réelle
Trois éléments rendent le cas du Benelux plus aigu que le cas générique "nous sommes actifs dans plusieurs pays".
Premièrement, le mélange de langues se situe à l'intérieur d'un même site, pas sur une carte. Un réseau avec des sites en Belgique, en France et en Allemagne se traite avec trois versions nationales. Un seul entrepôt qui fait tourner quatre langues à la fois, non, parce que l'attribution ne se fait pas par site, elle se fait par personne debout devant un emplacement de picking.
Deuxièmement, le mélange change chaque semaine. Le travail flexible et l'intérim font que le profil linguistique de l'équipe du soir de ce jeudi n'est pas celui de jeudi dernier. Tout ce qui exige un projet pour ajouter une langue est déjà trop lent.
Troisièmement, la Belgique et les Pays-Bas gèrent déjà chacun leur propre contexte interne bilingue ou multilingue avant même que vous n'ajoutiez quoi que ce soit. La procédure qui existe en néerlandais doit atteindre un collègue francophone sur le même site, la même semaine, dans la même version.
Une traduction, puis la procédure change
Le flux de travail traditionnel consiste à : rédiger la formation dans la langue source, l'envoyer en traduction, recevoir les fichiers de langue, les importer comme versions distinctes et maintenir chacune d'elles à chaque modification de la source.
Cela fonctionnait quand vous publiiez deux fois par an dans trois langues. Cela ne survit pas à des modifications mensuelles dans quatre langues. Le mode de défaillance n'est pas que les traductions sont mauvaises. C'est qu'un support traduit une fois reste figé à la version à laquelle il a été traduit. Dès que la procédure change, vous détenez un document actuel et trois documents historiques, tous en circulation sur le terrain, tous aussi officiels aux yeux de celui qui les lit.
C'est pire que de ne pas avoir de traduction du tout, parce que cela fabrique un type d'incident bien précis : deux personnes qui exécutent des méthodes différentes, chacune suivant correctement le document qu'on lui a remis, et chacune capable de vous montrer le fichier qui le lui disait.
Le deuxième mode de défaillance est arithmétique. Chaque langue ajoutée multiplie la maintenance, si bien que la langue pour laquelle personne n'a de budget est discrètement celle des personnes les plus exposées : la part la plus récente et la plus temporaire des effectifs.
Quatre exigences qui pointent toutes dans la même direction
Dans cette région, la langue n'est pas un confort. Elle est inscrite dans les référentiels et dans la loi sur lesquels vous êtes déjà évalué.
La question VCA 3.7 est une question must et elle exige une communication sans barrières linguistiques. Pas "une traduction quand c'est possible". L'auditeur demande si la communication de sécurité atteint réellement la personne, et un classeur de documents en langue source n'est pas une réponse à cette question.
Le Codex art. I.2-20 dispose que l'employeur prend les mesures nécessaires pour que seuls les travailleurs ayant reçu des instructions appropriées aient accès aux zones présentant des dangers graves et spécifiques. Notez la formulation : passende instructies, des instructions appropriées, pas un diplôme. Une instruction délivrée dans une langue que le travailleur ne sait pas lire est difficile à défendre comme appropriée, et la conséquence attachée à cet article porte sur l'accès, pas sur la paperasse. Lu littéralement : la personne qui n'a pas compris l'instruction ne devrait pas se trouver dans la zone.
L'IFS Food version 8, clause 3.3.1 en fait un paramètre de conception. Le programme de formation doit être documenté et doit préciser le contenu, la fréquence, la tâche du travailleur, le formateur qualifié, l'évaluation de l'efficacité et les langues. Les langues figurent dans la même liste que le contenu et la fréquence. Sur un site IFS, "nous formons en néerlandais et nous espérons" est une lacune dans la description du programme elle-même, avant même que quiconque ait consulté un seul enregistrement.
L'Arbobesluit art. 7.11a exige que les instructions relatives aux équipements soient portées à la connaissance des travailleurs sous une forme compréhensible (in begrijpelijke vorm). Compréhensible est une propriété du lecteur, pas du document. Un manuel en néerlandais posé à côté d'une machine utilisée par un opérateur roumanophone est disponible, pas compréhensible.
Quatre instruments différents, quatre autorités différentes, une hypothèse commune : l'instruction compte quand elle arrive sous une forme que la personne comprend.
Ce que la traduction automatique signifie ici
La traduction automatique dans une plateforme de formation signifie que la formation existe une seule fois. Quand le travailleur l'ouvre, elle s'affiche dans sa langue. Modifiez la source et l'affichage suit, dès la prochaine ouverture par qui que ce soit. Il n'y a pas de versions linguistiques à maintenir, parce qu'il n'y a pas de versions linguistiques.
Cette seule propriété résout le problème du gel. L'actualité de la version et la langue cessent d'être deux chantiers de maintenance distincts.
Bien le faire demande plus qu'une traduction générique de la page :
Le contexte compte. Le vocabulaire opérationnel est ambigu hors de son cadre. Les termes doivent être traduits tels qu'ils sont employés dans votre secteur, de manière cohérente, pas mot à mot.
Une source, plusieurs rendus. Il existe une seule version actuelle de la procédure. La langue dans laquelle un travailleur la lit suit son propre réglage, si bien qu'une correction apportée à la source atteint toutes les langues d'un coup au lieu de lancer un nouveau tour de traduction.
Là où la machine suffit, et là où elle ne suffit pas
Dites-le honnêtement, parce que c'est l'honnêteté qui fait la crédibilité.
Pour l'essentiel du contenu opérationnel, déploiement de SOP, connaissance des produits et des procédés, présentations de systèmes, instructions d'hygiène et de rangement, la traduction automatique suffit et constitue une nette amélioration par rapport à l'état actuel, qui est en général l'absence de traduction.
Deux catégories méritent une relecture humaine. Le contenu assorti d'une formulation réglementaire précise, où la formulation elle-même porte l'obligation, doit être relu avant diffusion. Et le contenu où une erreur de traduction transforme une instruction en son contraire, typiquement tout ce qui comporte une négation, un seuil ou une séquence, mérite un contrôle par quelqu'un qui fait le métier et parle la langue. Ces deux catégories sont réduites. Elles ne sont pas nulles.
Ce que vit l'opérateur sur la ligne
Le préparateur du site 47 ouvre sa mission sur son téléphone. La plateforme connaît sa langue via son profil, qui reprend par défaut la langue principale du site. Les modules et les contrôles de connaissances sont tous dans cette langue. Il n'y a pas de sélecteur à trouver ni de version source à remarquer.
Quand la procédure change le jeudi, la version qu'il ouvre le vendredi est la nouvelle, dans sa langue, avec le contrôle de connaissances qui l'accompagne. C'est tout l'enjeu : un seul document actuel, dans autant de langues que l'équipe en a besoin.
Par site ou par personne
Deux configurations fonctionnent. Par site, où chaque travailleur d'un site reçoit par défaut la langue principale de ce site, ce qui est le bon point de départ pour un réseau aux découpages nationaux nets. Par personne, où chaque travailleur définit sa propre langue, ce dont une équipe mixte du Benelux a réellement besoin.
La plupart des exploitants utilisent les deux : la langue par défaut du site pose la base, le profil individuel la remplace. Cela couvre le cas courant sans imposer à personne une langue qu'il ne peut pas suivre.
La mise en place dans Aristotl
Donnez une langue à chaque travailleur. Définissez la langue préférée sur chaque profil, incluez-la comme colonne dans l'import en masse et laissez les gens confirmer la leur à la première connexion. C'est ce champ qui détermine la livraison de chaque mission.
Activez la traduction sur la formation source. Aristotl traduit le texte des modules, les contrôles de connaissances et les scénarios pour chaque apprenant au moment de la livraison. Vous rédigez une seule fois, dans votre propre langue. Il n'y a aucun texte à exporter et aucune formation par langue à tenir à jour.
Verrouillez les termes qui ne doivent pas bouger. Marquez les noms de produits, les noms de machines et de zones et les intitulés de fonction pour qu'ils restent sous leur forme source dans toutes les langues, et fixez les rendus préférés pour le vocabulaire que votre site utilise réellement. Le glossaire s'applique à l'ensemble du réseau.
Attribuez une fois et lisez un seul tableau de bord. Tout le monde reçoit la même formation dans sa propre langue, et les complétions remontent dans une seule vue quelle que soit la langue : par site, par fonction, par version, exportable. Cette vue unique est ce qui répond à la question 3.7 et ce qui rend vraie, et non aspirationnelle, la colonne des langues dans une description de programme IFS.
Essayez sur la procédure que vous avez modifiée en dernier
Prenez l'instruction que vous avez révisée le plus récemment et les deux langues qui vous inspirent le moins confiance sur votre terrain. Dans une démo, nous la construisons, nous la montrons telle que vos opérateurs l'ouvriraient, et nous montrons à quoi ressemble l'enregistrement des complétions pour toutes les langues dans une seule liste.