Qu'est-ce qu'une SOP (procédure opérationnelle standard) ?

À quoi sert le document

Une SOP a trois fonctions. Elle rend une tâche reproductible d'une personne et d'un site à l'autre. Elle consigne les décisions prises sur la sécurité, la qualité et l'ordre des opérations, pour qu'elles ne soient pas reprises dans l'urgence. Et elle donne à un inspecteur, un auditeur ou un client une base concrète de vérification, raison pour laquelle les SOP sous-tendent aussi bien les plans HACCP que les systèmes qualité et les règles de site des clients.

Dans une exploitation multisite, il y a une quatrième fonction que personne ne nomme : la SOP est le moyen par lequel le siège sait ce qu'un site est censé faire.

L'écart entre l'écrit et le terrain

Presque aucune organisation n'a de problème de SOP au sens où elle n'en aurait pas. Elle a un problème de diffusion : la procédure vit dans un système de gestion documentaire, un classeur ou un lecteur partagé que la moitié du personnel ne peut pas atteindre depuis le terrain.

Un site de production néerlandais révise la procédure de nettoyage d'une remplisseuse après une contamination. La nouvelle SOP est publiée dans le système qualité un mercredi. L'équipe du week-end, dont trois intérimaires, nettoie la machine comme on le lui a montré en mars. Rien n'est faux dans le système qualité. La révision n'est jamais devenue une instruction.

Un nouvel équipement est un déclencheur légal

Le Code du bien-être au travail, art. I.2-21, fixe les moments où la formation doit être donnée : à l'entrée en service, lors d'un changement de fonction, et lors de l'introduction d'un nouvel équipement de travail ou d'une nouvelle technologie, répétée et adaptée à l'évolution des risques. L'Arbowet, art. 8, exige une instruction adaptée à chaque tâche et le contrôle de son respect. Ensemble, une SOP mise à jour sans instruction est un risque réel : la révision prouve que quelque chose a changé, l'absence d'enregistrements prouve que rien n'a suivi.

Pourquoi la version est le champ qui compte

La question utile n'est jamais « avons-nous une procédure ». C'est « quelle version chaque site a-t-il, et qui a confirmé la version actuelle ». Le guide de déploiement des SOP sur plusieurs sites raisonne par version plutôt que par thème.