Groupes WhatsApp ou Teams face à un système de formation

Beaucoup de sites fonctionnent avec un groupe de discussion. Le planning y passe, la photo d'un frigo en panne aussi, et la nouvelle procédure de nettoyage également, en PDF ou en photo d'une page. Cela marche, jusqu'au jour où quelqu'un demande qui connaît vraiment la nouvelle procédure.

Ce que les groupes font bien

Un groupe est le moyen le plus rapide de joindre une équipe. Tout le monde a déjà l'application, les messages arrivent tout de suite et une réponse prend quelques secondes. Un groupe WhatsApp peut compter jusqu'à 1024 membres. WhatsApp comme Teams montrent qui a lu un message : WhatsApp dans l'écran d'infos du message, Teams via « Lu par » dans les conversations de groupe de 20 personnes ou moins.

Pour la coordination, c'est difficile à battre : qui remplace samedi, la livraison est en retard, la chambre froide est repartie.

Ce qu'un fil enregistre d'une procédure

Un changement de procédure demande plus qu'un message. Trois choses sont difficiles à tirer d'un fil de discussion :

• Qui sait le faire. Un accusé de lecture montre qu'un message a été ouvert. Il ne montre pas que la personne a compris l'étape, et une réponse « ok » n'est pas un contrôle.
• Quelle version ils ont. La procédure vit dans le message où elle a été postée. Quand elle change, la nouvelle version est un autre message plus bas, et l'ancienne reste dans l'historique.
• Qui est arrivé plus tard. Pour mettre un nouveau venu à niveau, un membre d'un groupe WhatsApp peut lui envoyer les messages épinglés et jusqu'à 100 messages récents. La procédure postée il y a trois mois ne lui parvient que si elle en fait partie, ou si quelqu'un la lui envoie.

L'obligation légale d'instruire incombe à l'employeur, quel que soit le canal : le code belge du bien-être au travail (art. I.2-21) demande une formation axée sur le poste de travail ou la fonction, la loi néerlandaise Arbowet (art. 8) une instruction adaptée aux tâches de chaque travailleur. Ensuite, la question est de savoir qui a reçu quelle instruction, et quand.

Les deux côte à côte

Sortir les procédures du fil

Inutile de remplacer le groupe. Gardez-le pour la coordination, et donnez aux procédures leur propre place.

Où se situe Aristotl

Aristotl est conçu pour sortir la partie procédures du fil de discussion. Il transforme les procédures que vous tenez déjà à jour en modules de 3 à 5 minutes avec un contrôle de connaissances, dans la langue de chacun, accessibles par un lien ou un QR code par site ou par équipe, et affiche la complétion par site et par version. Le groupe de discussion reste en place, pour tout le reste.