De werkpostfiche is het Belgische document dat een gebruiker van uitzendkrachten moet opstellen voor elke werkpost of functie waarvoor verplicht gezondheidstoezicht geldt, volgens het model in bijlage X.2-1 van de Codex. Ze is niet vereist voor elke opdracht, en die beperking is de vaakst gemaakte fout over dit document.
Waar het formulier vandaan komt
De regels staan in Codex Boek X, Titel 2, dat de plichten verdeelt tussen de gebruiker (het bedrijf waar het werk gebeurt) en het uitzendkantoor. Art. X.2-3, eerste lid verplicht de gebruiker om voor de terbeschikkingstelling alle informatie te geven over de vereiste beroepskwalificatie en de kenmerken van de werkpost. Het tweede lid verplicht de gebruiker om de werkpostfiche zelf op te stellen, volgens het officiële model.
De voorwaarde die de helft van de markt verkeerd heeft
De werkpostfiche is vereist voor een werkpost of functie waarvoor gezondheidstoezicht verplicht is. Niet voor elke opdracht. Dit is de vaakst gemaakte fout in Belgische marketingteksten over dit onderwerp, en ze snijdt aan twee kanten: kantoren jagen op fiches voor opdrachten die er nooit een nodig hadden, en behandelen de oefening daarna als ruis waar ze wel echt van toepassing is.
Onder X.2-10 waarborgt de gebruiker uitzendkrachten dezelfde bescherming als zijn eigen personeel, levert hij werkkledij en PBM's gratis, en gaat hij de medische geschiktheid na. Onder X.2-11 geeft de gebruiker, of het aangeduide lid van de hiërarchische lijn, elke uitzendkracht de informatie over de risico's van de werkpost, verstrekt hij veiligheidsinstructies die specifiek zijn voor die werkpost, en zorgt hij voor aangepaste vorming in lijn met art. I.2-21. De instructie op de vloer is juridisch de taak van de gebruiker, niet van het kantoor.
Wie vult wat in
De gebruiker stelt de fiche op. Het uitzendkantoor vult de rubrieken C en D in, bewaart een kopie, geeft een kopie aan de uitzendkracht en legt ze op verzoek voor aan de inspectie, onder X.2-4 en X.2-5. Drie partijen raken één document aan voordat de persoon begint, en daarom loopt het vast bij een plaatsing op vrijdagnamiddag.
Het verbod dat het operationeel maakt in plaats van administratief
Art. X.2-17 verbiedt zowel de gebruiker als het uitzendkantoor om een uitzendkracht tewerk te stellen op een werkpost waarvoor geen werkpostfiche is opgesteld en waarover hij niet is ingelicht. Art. X.2-18 voegt eraan toe dat hij niet mag worden ingezet op een andere werkpost met andere risico's dan die op de fiche beschreven staan.
Dat is het citeerbare gevolg, en het is sterker dan elke discussie over boetes. Een Belgisch voedingsbedrijf dat om 06:00 een uitzendkracht van de verpakking naar de aanvoerkade verplaatst omdat er iemand ziek is, heeft geen papierwerkprobleem: het is een inzet die niet is toegestaan zolang de fiche voor die werkpost, waar er een vereist is, niet bestaat en de werknemer er niet over is ingelicht.
Waarom ze naast je instructieregistraties hoort
De fiche beschrijft de risico's. Ze bewijst niet dat iemand ze heeft begrepen, en de instructieplicht in X.2-11 ligt apart bij de gebruiker. Onze use case over de flex- en interimpopulatie behandelt hoe je beide draait op het tempo waarop plaatsingen echt gebeuren.
Breng één lopende opdracht mee naar een demo en we leggen de fiche naast wat de werknemer echt heeft gekregen.