Les auditeurs et les inspecteurs manquent d'imagination d'une manière bien utile. Quel que soit le référentiel ou le secteur, la partie formation de la visite s'ouvre sur la même demande : montrez-moi qui a été instruit, sur quoi, quand, et comment vous savez que c'est passé.
Les entreprises qui tiennent cela comme un enregistrement par personne avec une date et une version répondent séance tenante. Celles qui disposent d'un disque partagé rempli de listes de signatures scannées passent deux jours à reconstituer quelque chose qui finit en discussion plutôt qu'en enregistrement.
Quatre visiteurs, et les documents précis qu'ils veulent
L'auditeur VCA. Le plus littéral des quatre. La question 4.1, une question must, énonce la demande de documents mot pour mot : la liste des dates et des sujets abordés, et les listes de présence des toolboxmeetings. Deux pièces, par site. Le chapitre 3 ajoute deux questions must auxquelles un registre de diplômes ne répond pas. La 3.5 demande votre propre programme d'information et d'instruction VGM, y compris l'onthaal (accueil et mise au travail structurés) des travailleurs nouveaux et réaffectés. La 3.6 demande l'instruction sur les règles et procédures internes sur les sites des clients, y compris pour les intérimaires et les sous-traitants, avant le début des travaux, de manière démontrable, avec listes de présence. Notez la fréquence du mot "liste". Le référentiel vous indique lui-même la forme de la preuve.
L'auditeur BRCGS ou IFS sur un site alimentaire. IFS Food version 8, exigence 3.3.3, décrit l'enregistrement en entier : une liste de participants avec signatures, la date, la durée, le contenu et le nom du formateur, plus une procédure documentée démontrant l'efficacité. Cette seconde exigence se trouve dans la même clause, et une feuille de présence n'y répond pas. BRCGS Food Safety Issue 9, clause 7.1.2, ajoute une évaluation documentée des compétences pour quiconque travaille avec des points critiques pour la maîtrise et des mesures de maîtrise, tenue par personne.
L'inspecteur social ou la Nederlandse Arbeidsinspectie. Aucun format prescrit, et c'est précisément pour cela que celui-ci surprend. L'Arbowet art. 8 exige que les travailleurs soient effectivement informés du travail et de ses risques et que l'instruction soit adaptée à leurs tâches distinctes, et le lid 4 exige que l'employeur veille au respect. La loi ne nomme aucun document. Cela coupe des deux côtés : personne ne peut rejeter votre enregistrement parce qu'il aurait la mauvaise forme, et personne ne peut vous aider si vous n'en avez aucun.
L'AFSCA, dans l'alimentaire belge. La formation se situe à l'intérieur de l'autocontrolesysteem (système d'autocontrôle) que tout exploitant doit instaurer, appliquer et maintenir en vertu de l'AR du 14 novembre 2003. Ce qui est inspecté, c'est votre propre système, décrit dans vos propres documents : les dispositions de formation que vous avez énoncées deviennent la norme à laquelle vous êtes mesuré.
Les enregistrements qui répondent à la demande, et celui que personne ne tient
Quatre catégories portent presque tout le poids.
- L'enregistrement d'achèvement par personne. Nom, cours, date, version du support. Tout le reste se construit sur cette unité, et c'est là qu'un auditeur creuse quand une consolidation paraît trop nette.
- L'historique des versions du support. Ce que disait la procédure en mars, ce qu'elle dit maintenant, et quand elle a changé. Sans cela, "formé à la procédure de nettoyage" est un sujet, pas une preuve.
- L'enregistrement des affectations. Qui devait faire quoi, à partir de quand. Il transforme une liste d'achèvements en un état de couverture, parce qu'il rend visibles les personnes qui n'ont pas terminé au lieu de les laisser absentes.
- L'intégrité de l'enregistrement. Savoir si un achèvement est un horodatage généré par le système, rattaché à une personne et à une version, ou une date que quelqu'un a tapée plus tard dans une colonne.
La quatrième est celle que personne ne tient, et elle décide d'un audit contesté. Un auditeur qui soupçonne qu'un dossier a été assemblé la semaine précédant la visite le testera, en général en choisissant un nom et en demandant la trace derrière. Un enregistrement produit par le système qui a délivré la formation y survit. Un tableur modifié pour la dernière fois il y a deux jours, non, et aucune quantité de contenu correct ne le sauve.
C'est un site que l'on audite, mais la question porte sur le réseau
Les audits sont locaux. L'auditeur se tient dans un bâtiment, pose des questions sur les personnes qui y travaillent, et le dossier qui compte est celui de ce site.
Le siège a besoin de l'autre vue. Un site à 62 pour cent d'achèvement signifie une chose si le réseau est à 95 et tout autre chose s'il est à 64 : le premier cas est un problème de site, le second un problème de programme, et ils appellent des réponses différentes.
Les deux vues doivent exister en même temps, sur les mêmes données. Quand la vue site et la vue siège viennent de sources différentes, l'une des deux est fausse, et vous découvrez laquelle pendant un audit.
Être prêt pour l'audit est un chronomètre, pas une armoire à dossiers
La préparation à l'audit comporte trois volets, d'inégale difficulté. Les enregistrements existent et sont à jour : la plupart des organisations y parviennent. Les enregistrements sortent du système sous une forme lisible par un tiers, par personne, par site, par version, avec les dates intactes : beaucoup y parviennent aussi, après un peu de travail. Et l'export a lieu pendant que l'auditeur est encore assis là. Presque personne n'y parvient, et c'est ce volet qui détermine le ton du reste de la visite. Un auditeur qui attend une liste quatre jours n'en conclut pas que votre classement est lent. Il en conclut que l'enregistrement n'existait pas, et il regarde tout le reste de plus près.
La conséquence de conception : l'enregistrement doit être un sous-produit de la délivrance de la formation, pas un acte administratif accompli après coup par quelqu'un sous échéance.
L'achèvement étiqueté par version, et pourquoi la frontière change l'enregistrement
Rattachez chaque achèvement à la version du document dont il provient. Cela ne coûte rien quand le cours est généré à partir de la procédure, et cela répond à la question qui décide d'un dossier d'incident : cette personne a-t-elle été instruite sur la méthode en vigueur ce jour-là, ou sur celle qu'elle a remplacée.
Le pays où vous vous trouvez change ce que l'enregistrement doit contenir par ailleurs. En Belgique, un document précis est prescrit. Le Codex art. I.2-11, deuxième alinéa, 9° impose à l'employeur d'organiser l'onthaal de chaque travailleur débutant, de désigner un travailleur expérimenté pour l'accompagner, et impose au membre désigné de la ligne hiérarchique de signer un document en son propre nom attestant que les informations et instructions nécessaires sur le bien-être au travail ont été données. Par personne, signé, nommé. Une présence collective ne peut pas le produire, et ce n'est pas une bonne pratique discutable : c'est une obligation de détenir une preuve.
Aux Pays-Bas, aucune forme n'est prescrite. L'Arbowet exige un résultat, pas un document. En pratique, cela rend l'enregistrement plus important et non moins, car l'art. 8 lid 4 vous demande de veiller au respect de manière continue, et une surveillance sans données est une affirmation. Vous êtes libre de choisir la forme de votre preuve, et entièrement responsable d'en avoir une.
Si vous opérez des deux côtés de la frontière, construisez pour l'exigence belge et l'exigence néerlandaise est couverte. L'inverse ne tient pas.
Quatre chiffres à vérifier avant qu'un auditeur ne le fasse
Menez un auto-audit mensuel sur le système plutôt que sur le contenu. Quatre chiffres suffisent.
Part des sites à jour sur chaque sujet obligatoire. Pas l'achèvement moyen, qui masque la queue de distribution. La part des sites sans aucun retard.
Délai d'export, testé par sondage. Choisissez un site au hasard, demandez son dossier comme le ferait un auditeur, et chronométrez. C'est le seul des quatre que l'on mesure avec une horloge, et celui qui prédit le ressenti de la visite.
Complétude de l'enregistrement. La proportion d'achèvements portant tous les champs qu'on vous demanderait : personne, date, version, résultat. Un enregistrement sans la version est un enregistrement inutilisable après un incident.
Couverture de l'onthaal pour les nouveaux. Chaque personne entrée le mois dernier, avec un enregistrement par personne derrière son accueil. En Belgique, c'est le document I.2-11, signé par le membre désigné de la ligne hiérarchique. Le droit néerlandais ne prescrit aucune forme de preuve, et c'est exactement pour cela qu'il vous faut un enregistrement à vous : sans lui, aucun moyen de démontrer que l'article 8 a été respecté.
Le premier chiffre vous dit où en est le programme. Les trois autres vous disent comment se passera l'audit.
Mettre cela en place avant que la demande n'arrive
Quatre étapes, dans cet ordre.
Marquez le contenu qui relève de la conformité. Séparez les supports que l'on vous demanderait de produire (instruction de sécurité, hygiène, procédures allergènes, règles de site, onthaal) de tout le reste. Seul cet ensemble a besoin de la discipline complète d'enregistrement. Faire comme si tout relevait de la conformité, c'est ainsi que cette discipline meurt.
Faites que terminé veuille dire plus qu'ouvert. Ajoutez un contrôle de connaissances, pour que ce que vous détenez par personne soit un résultat et non une signature. C'est la différence entre la moitié présence et la moitié efficacité de l'IFS 3.3.3.
Gardez l'export réseau prêt en sortie permanente. Personne, site, cours, version, date d'achèvement, résultat du contrôle de connaissances. Pas un rapport que vous construisez sur demande, une vue que vous filtrez.
Laissez le site produire son propre dossier. Quand un inspecteur arrive sans prévenir, le responsable de ce site doit pouvoir produire le dossier de ce site depuis sa propre vue restreinte, sans appeler le siège.
Dans Aristotl, c'est l'état de fonctionnement ordinaire et non un projet. Vos procédures existantes deviennent des cours de trois à cinq minutes terminés sur le téléphone du travailleur, chacun avec un contrôle de connaissances, et l'achèvement est enregistré par site, par rôle et par version comme sous-produit de la formation elle-même. Les enregistrements s'exportent.
Répétez-le avec un site
Prenez le site sur lequel vous serez audité la prochaine fois et un sujet sur lequel on vous interrogerait. Dans une démo, nous le construisons et nous vous montrons le dossier de ce site, dans la forme où le référentiel le demande lui-même.