Le matériel existe déjà. Dans la plupart des exploitations multisites, il existe même en plusieurs exemplaires : un classeur dans chaque bureau de site, un disque partagé avec soixante diaporamas, un dossier de fiches plastifiées près de la machine, et un manuel en PDF envoyé par mail à chaque nouveau. Quelqu'un a construit tout cela, et l'essentiel est correct.
Ce guide traite de la transition elle-même, pas du plaidoyer pour les modules courts. Il suppose que vous avez déjà admis qu'un téléphone bat un classeur pour les gens qui ne sont pas assis à un bureau, et que ce qu'il vous faut vraiment est un plan : quoi déplacer d'abord, quoi laisser en place, et comment mener le changement sans laisser une période où personne ne sait quelle version fait foi.
Le contenu est en général correct, la diffusion non
Cela vaut la peine d'être posé avant de commencer, car cela change qui doit être dans la pièce.
Le classeur échoue sur quatre points et aucun n'est l'exactitude. Le format : il vit dans un bureau alors que le travail se fait sur le terrain. La cadence : diffuser un changement veut dire imprimer, envoyer et espérer que ce soit classé. La granularité : c'est une seule pièce là où le shift offre des creux de quelques minutes. La visibilité : aucun moyen de savoir qui a lu quoi.
Cela veut dire qu'il ne s'agit pas d'une réécriture de contenu. Si vous la traitez comme telle, vous vous engagez dans un projet qui exige le temps de relecture de chaque propriétaire de procédure avant que quoi que ce soit ne parte, et il s'enlisera au deuxième mois. Traitez-la comme un changement de diffusion, avec une relecture limitée au moment où chaque élément est converti, et ces mêmes propriétaires de procédure vous coûteront une heure chacun au lieu d'un trimestre.
Ne convertissez pas tout d'un coup
La première cause d'échec ici est le périmètre. Un exploitant avec un classeur, cinquante diaporamas et un manuel décide d'avoir une bibliothèque complète pour la fin du trimestre, gèle toutes les mises à jour de contenu pendant la migration, et découvre en semaine six que l'exploitation a continué de changer malgré tout.
Deux choses tournent mal en même temps. Les personnes qui font la conversion sont aussi celles qui entretiennent le matériel, donc soit le gel casse, soit la migration s'arrête. Et les sites, à qui l'on a annoncé un nouveau système, passent ces semaines avec un classeur dont on leur a dit qu'il était obsolète, ce qui est le pire état possible pour un document.
Convertissez par vagues, gardez l'ancien format faisant foi jusqu'à ce que chaque vague soit posée, et ne gelez jamais le matériel source.
L'inventaire qui vous dit quoi convertir d'abord
Commencez par une liste, pas par un envoi de fichiers. Pour chaque support de formation actif, notez quatre choses : ce que c'est, à quels rôles il s'adresse, quand il a été modifié pour la dernière fois, et à quelle fréquence il est affecté ou représenté.
Ce dernier couple de colonnes est tout l'enjeu. La plupart des inventaires classent par importance, ce qui produit une liste de tout, car personne ne déclarera son propre matériel sans importance. Classer par fréquence de modification produit une liste bien plus courte et bien plus utile.
Attendez-vous à ce que l'inventaire fasse remonter deux choses que vous n'aviez pas demandées : du matériel affecté à personne et entretenu depuis des années par habitude, et du matériel que deux départements entretiennent séparément dans des versions légèrement différentes. Les deux coûtent moins cher à régler maintenant qu'après la conversion.
Classer par fréquence de mise à jour, pas par importance
Tout ce que vous réécrivez plus d'une fois par an est un candidat pour la première vague. C'est là que part le temps de rédaction, c'est là que la confusion de versions entre sites existe déjà, et c'est là que le bénéfice apparaît en un cycle plutôt qu'à la fin du projet.
Tout ce qui change quand la loi ou le règlement d'un client change appartient aussi à la première vague, même si c'est statique aujourd'hui. Le Codex art. I.2-21 exige que la formation soit répétée et adaptée à mesure que les risques évoluent, et la question 4.1 du VCA cite explicitement les modifications de règles et de procédures comme contenu de toolbox. Le matériel lié à ces déclencheurs est du matériel que vous devrez redéplacer, et le déplacer une fois suffit.
Le contenu statique à cycle annuel réel, comme la plupart des documents de politique interne, peut attendre une vague ultérieure. Il gagne quand même à être converti, surtout parce que l'achèvement devient visible, mais ce n'est pas là que doivent aller les premières semaines.
Convertir par vagues : première vague, deuxième vague, la longue traîne
Première vague : le matériel opérationnel qui bouge beaucoup. Six à dix éléments, pas trente. Les procédures qui changent, le parcours d'accueil de votre plus gros rôle, et tout ce qui est aujourd'hui reconstruit chaque trimestre. Faites-le tourner sur deux ou trois sites avant que le réseau ne le voie, et choisissez des sites qui vous diront la vérité plutôt que des sites qui seront polis.
Deuxième vague : les parcours par rôle. Une fois les éléments individuels créés, assemblez-les en séquences par rôle, l'ordre suivant le travail et non la structure de classement. C'est la vague qui change ce que vit un nouvel arrivant, et elle est bien plus simple quand les composants sont déjà construits et relus.
La longue traîne : tout le reste, à la demande. Ne la planifiez pas. Convertissez un élément la prochaine fois qu'il doit de toute façon être mis à jour, car c'est le moment où son propriétaire est déjà en train de le lire. Une longue traîne convertie au fil de l'eau sur un an ne coûte presque rien ; la même traîne convertie contre une échéance coûte un quart du poste de quelqu'un.
Retirer l'ancien format sans laisser de trou
Pour chaque élément, la bascule comporte trois parties et elles se font en un jour, pas sur un mois.
Publiez le module et affectez-le aux rôles qui avaient l'ancienne version. Déplacez le fichier source dans un dossier d'archives portant dans son nom la date de remplacement, pour que celui qui le retrouvera plus tard voie qu'il est dépassé et non courant. Retirez l'ancien exemplaire de l'endroit où les gens le prennent vraiment : le dossier d'accueil, le lien vers le disque partagé dans le mail de bienvenue, la pochette plastique au mur.
Cette troisième étape est celle qu'on saute, et la sauter produit un site qui applique la procédure de l'an dernier en toute confiance, parce que la version au mur n'a jamais annoncé qu'elle avait été remplacée.
Le moment où le classeur cesse d'être la source de vérité
Il existe un point précis dans cette transition où la réponse à "quelle est la procédure en vigueur" doit passer du document à la plateforme, et il vaut la peine d'annoncer cette date à voix haute.
Avant cette date, le module dérive du document et le document l'emporte en cas de conflit. Après, le matériel source est entretenu à un seul endroit, les modules en sont régénérés, et l'exemplaire imprimé au bureau du site est une copie de confort sans autorité. Les sites doivent savoir de quel côté de cette ligne ils se trouvent, élément par élément, car sinon chaque site en décide pour lui-même et vous obtenez les deux réponses dans le même réseau.
Une fois cette ligne franchie, le cycle de mise à jour change de forme. Une modification de procédure est éditée à la source, régénérée et affectée, et la question de la durée de diffusion disparaît.
Traiter une pile de diaporamas dans Aristotl
Apportez l'inventaire, pas le classeur. Chargez les éléments de la première vague avec leurs rôles et leur fréquence de mise à jour déjà connus. Diaporamas, documents Word et PDF entrent tels quels : les titres de diapositives deviennent des titres de module, les puces deviennent des sections, les images intégrées restent où elles étaient. Pas de remise en forme, pas de copier-coller dans un gabarit.
Générez, puis relisez. Chaque élément devient un module interactif avec contrôles de connaissances et questions de scénario au lieu d'une navigation passive de diapositive en diapositive, construit sur le questionnement socratique, l'apprentissage par problèmes et la récupération espacée plutôt que sur l'ordre des diapositives. L'étape de relecture, c'est le propriétaire de la procédure qui lit une fois le résultat et l'approuve.
Affectez au même public que l'ancienne version. Rôles et sites sont repris, traduits par travailleur, livrés dans le navigateur sur un téléphone sans application à installer. Les modules durent trois à cinq minutes, ils tiennent donc dans un vrai creux du shift au lieu d'exiger qu'on en crée un.
Archivez avec une date et gardez la trace des versions. Le fichier d'origine est archivé avec sa date de remplacement, et chaque régénération depuis la source produit une nouvelle version, si bien que plus tard, quand quelqu'un demande quels sites sont sur quelle version, la réponse existe au lieu de devoir être reconstituée.
Choisissez le diaporama que vous avez refait en dernier
L'élément sur lequel vous avez passé une soirée de mise à jour est celui à apporter à une démo. Nous le convertissons, l'affectons à deux rôles, et nous vous montrons ce que coûte sa prochaine mise à jour, qui est le chiffre dont toute la transition parle vraiment.