Qu'est-ce qu'un bon taux d'achèvement des formations ?

Quelqu'un va demander un chiffre

Quelqu'un dans votre organisation va demander ce qu'est un bon taux d'achèvement. La question tombera en comité de pilotage, et cette personne voudra un chiffre à poser à côté du vôtre.

La réponse honnête est qu'il n'existe aucun benchmark publié crédible pour l'achèvement des formations de terrain en Belgique ou aux Pays-Bas, et que les chiffres qui circulent relèvent presque entièrement du marketing des fournisseurs. « Nous ne savons pas » n'est pas, à lui seul, une réponse à rapporter en réunion : ce guide porte donc sur ce qu'il faut faire à la place.

D'où viennent les chiffres qui circulent

Remontez n'importe quel pourcentage d'achèvement vu sur ce marché jusqu'à sa source et vous arrivez à l'un de trois endroits.

• Un cas client de fournisseur, où le client a été choisi parce que le chiffre était bon, le dénominateur n'est pas défini et la période était le trimestre de lancement.
• Une enquête déclarative auprès de professionnels de la formation, dans des organisations qui travaillent surtout au bureau.
• Une diapositive sans aucune source, un chiffre inventé un jour et transmis depuis parce que personne ne veut être celui qui pose la question.

Aucun institut statistique national ne collecte cette donnée, et aucune organisation sectorielle ne la publie. Ni l'Arbowet ni le code du bien-être au travail ne demandent à qui que ce soit de déclarer un taux d'achèvement, la donnée n'existe donc pas non plus comme sous-produit de la réglementation. Là où des chiffres de conformité sont collectés sur ce marché, ils portent sur les accidents et les inspections, pas sur le débit de formation. Ce n'est pas non plus un manque que quelqu'un comblera l'an prochain : chaque organisation définit l'achèvement à sa façon, ce qui rendrait un agrégat vide de sens même si quelqu'un le collectait.

Un chiffre emprunté répond à une question sur quelqu'un d'autre

Supposons qu'un chiffre crédible existe. Il vous serait encore presque inutile.

Un taux d'achèvement est un rapport, et ses deux termes se décident localement. Le numérateur dépend de ce qui compte comme achevé : ouvert, terminé, ou terminé avec le contrôle des connaissances réussi. Le dénominateur dépend de qui a été affecté, ce qui dépend de la propreté de votre liste du personnel, qui dépend de la vitesse à laquelle les départs en sont retirés. Deux réseaux peuvent fonctionner à l'identique, instruire aussi bien leurs équipes et afficher vingt points d'écart, uniquement à cause de ces deux choix. Comparer par-delà cette frontière, c'est comparer des règles comptables, pas des performances.

Il y a ensuite ce qui entoure le chiffre : la formation conditionne-t-elle l'accès au terrain, le personnel tourne-t-il trois fois par an, les gens ont-ils un appareil fiable, les responsables poussent-ils ou laissent-ils faire. Changez un seul de ces éléments et le plafond atteignable bouge.

Un benchmark emprunté est donc pire que rien, parce qu'il pousse à la mauvaise conclusion dans les deux sens. Au-dessus, vous arrêtez de chercher. En dessous, vous cherchez un problème dans l'exploitation alors que l'écart est dans la définition.

Construire votre propre point zéro

Cessez de chercher un chiffre et commencez à en produire un. Un point zéro est une mesure de votre propre organisation dans des conditions que vous avez écrites, et il demande un cycle.

Ce résultat est votre point zéro. Il n'est ni bon ni mauvais. C'est le chiffre que produit votre fonctionnement actuel, et tout chiffre ultérieur n'a de sens que par rapport à lui.

Faites-le une fois par type de formation, car les types se comportent différemment. Une instruction obligatoire qui décide de l'accès au terrain, un changement déployé sur tout le réseau avec deux semaines de délai, un accueil qui suit les premiers postes d'un nouveau venu et un recyclage récurrent sont quatre processus distincts. Un objectif unique pour les quatre sera faux pour au moins trois d'entre eux.

Les comparaisons au sein de votre propre réseau

Une fois le point zéro établi, les comparaisons qui ont du sens sont toutes internes.

Chacune débouche sur une intervention. C'est le critère pour savoir si une comparaison vaut la peine.

Quatre choses qui déplacent le chiffre en silence

Avant de tirer une conclusion d'un chiffre, écartez les quatre façons dont il induit en erreur.

• L'hygiène des affectations. Des personnes affectées à un contenu qui ne concerne pas leur travail. C'est le biais le plus important dans la plupart des réseaux, et il est invisible, car rien à l'écran ne dit que l'affectation était fausse. La solution est une affectation corrigée, pas une relance.
• Les départs dans le dénominateur. Avec un vrai turnover, une liste du personnel périmée garde un bloc permanent de personnes qui n'achèveront jamais rien, parce qu'elles ne travaillent plus là. Le chiffre est faux, et dans le sens qui vous fait courir après des fantômes.
• Les incomplets structurels. Une personne en absence de longue durée, une autre partie en deuxième semaine d'accueil. Leur dossier est incomplet pour des raisons sans lien avec la formation. Rapportez-les à part, sinon vous lisez un chiffre de rétention comme un chiffre de formation.
• La dérive de définition. Quelqu'un change ce qui compte comme achevé, ou la façon de construire le dénominateur, et la courbe se rompt sans que personne ne le remarque. Écrivez la définition et datez-la.

Le bas de la distribution, c'est le travail

La moyenne du réseau compte moins qu'on ne le pense, pour une raison pratique : personne n'est jamais audité sur une moyenne. Un inspecteur ou un auditeur pose des questions sur un site précis, une personne précise, une date précise. Si votre réseau est confortablement haut et que trois sites sont loin derrière, le chiffre du réseau ne vous a rien appris sur votre risque, entièrement concentré dans ces trois sites. Aux Pays-Bas, l'obligation de veiller au respect des instructions (article 8, paragraphe 4, de l'Arbowet) ne se calcule pas en moyenne sur plusieurs sites, et un auditeur sur un site ne s'intéresse pas aux quarante autres.

Triez donc par ordre croissant et travaillez à partir du bas. Les trois derniers sites de la semaine forment la liste d'intervention ; le chiffre en haut de l'écran est du contexte. Quand un site reste régulièrement en bas, traitez-le comme un diagnostic plutôt que comme un problème de performance. Les causes sont banales : personne n'a été affecté, l'affectation était fausse, le planning ne laisse aucun créneau, l'appareil partagé est en panne, ou le responsable n'a jamais entendu que cela comptait. Quatre sur cinq se règlent au siège. Suivre les formations terminées sur 50 sites décrit le rythme hebdomadaire.

Si un chiffre doit figurer sur la diapositive

Il faut parfois un objectif pour planifier. Fixez-en un, et présentez-le pour ce qu'il est : un objectif interne que vous avez choisi, ni benchmark, ni donnée, ni preuve. Dérivez-le de votre point zéro et de l'amélioration que valent selon vous vos changements, et revoyez-le après un cycle.

Si un chiffre apparaît sans source sur ce site ou dans une conversation avec nous, lisez-le de la même façon : comme une illustration. Et gardez à l'esprit que l'achèvement n'est que la première couche : savoir si la formation a fonctionné est une autre question, traitée dans mesurer l'efficacité d'une formation au-delà de l'achèvement.

Mesurer votre point zéro dans Aristotl

Aristotl enregistre chaque achèvement par personne, par site et par version du cours au moment où la formation a lieu, et montre l'achèvement par site, région et personne dans une seule vue. Les comparaisons internes ci-dessus deviennent des filtres plutôt que des projets : la même affectation, site contre site, sur la période de votre choix. L'affectation se fait par site ou par équipe depuis une bibliothèque centrale unique, ce qui fait disparaître l'essentiel du biais d'affectation, et un point zéro défini en janvier se relit de la même manière en septembre.

Prenez un déploiement déjà terminé et cherchez quel était son vrai dénominateur, quels sites étaient en bas, et quel est le point zéro honnête de votre réseau.